Arkiv per månad: oktober 2020

Hem/2020/oktober

Checklista gällande truckar

Det händer tyvärr en hel del olyckor i samband med truckar på järnvägsområde.

Vet du om att det är du som arbetsgivare som är ansvarig för att dina medarbetare har tillräckliga och dokumenterade (ex. truckkort, kursintyg) kunskaper för att köra truck?
Här kan du läsa Arbetsmiljöverket checklista gällande truckar. Kolla igenom och bocka av.
Vi är järnvägskonsulter som utbildar i truck, lyft, travers och personskydd så känn dig varmt välkommen att höra av dig om du vill ha stöd på något sätt – i vad chef/ledare ska kunna och göra eller för kompetensutveckling av medarbetare.
2020-10-21T09:07:25+02:002020-10-21|Truck och lyft|

Alla dessa möten – varför? vem? hur?

När vi är ute i organisationer av olika slag och frågar människor vad de helst skulle vilja komma till rätta med så svarar i princip alla: ”möten”. Det spelar ingen roll om vi talar med chefer och arbetsledare på olika nivåer i organisationen eller medarbetare i olika roller runt om i organisationen.

Ordning på mötesstrukturen?
Vad är det som gör att vi har så svårt att få ordning på våra mötesstrukturer? Analoga eller digitala, har vi bättre ordning på det ena än det andra? (Längst ner i inlägget finner du några tips för just digitala möten.)

Möten är samvaro. Att mötas. Att se varandra. Att vara tillsammans. I närvaro, i samma ämne, i samma ärende, i samma svårighet, i samma glädje. Möten är till för kommunikation – verbal eller ordlös. Det är hela poängen med möten.

Finns det en kommunikationsstrategi?
Möten är en del av vår kommunikation. När man arbetar med kommunikationsstrategi så gör man det i tre steg:

1. Strategiskt

? vem – behöver veta:
? vad – vilken information
? varför – av vilken anledning, vad är syftet med att få veta
? när – vilken är tidsaspekten och/eller ordningen i flödet
? hur – kommunikationssätt (vissa saker finns det lag på hur de ska kommuniceras)
? från vem – ansvar för kommunikationen och/eller lämplig att kommunicera

2. Socialt
Nästa steg rör samverkan mellan människor. På vilket sätt påverkar kommunikationen det sociala samspelet och på vilket sätt vill man att kommunikationen ska påverka? Nu väver man in den aspekten i det man kom fram till under första punkten.

3. Tekniskt
Först i det här skedet tar man ställning till vilka hjälpmedel som finns att tillgå, inte förr. Nu funderar man på om man ska nyttja hjälpmedel såsom telefon, e-post, teamsmöten, anslå på fysisk/digital anslagstavla eller skicka (ev. rekommenderat) brev till den det berör.

Utifrån den strategi man sedan har för kommunikationen på företaget, i arbetsgruppen, i fotbollslaget… (eller i familjen) så formulerar man policys och rutiner (vanor) kring hur man ska använda fysiska möten, digitala möten, e-post, intranät, sms, telefon…

När ska man ha möten?
Möten ska man ha om man:

  1. vill förmedla information som man tror kommer att väcka frågor.
  2. vill ha dialog kring någonting.
  3.  av olika anledningar särskilt behöver bygga eller upprätthålla en relation.
  4. vid de flesta ”svåra samtal” – exempelvis återkoppling av mer omfattande art, gränssättande samtal, omplaceringar och uppsägningar.

Möten är alltså till för att mötas – kommunicera, inte informera. Det är skillnad på information och på kommunikation. Information är enkelriktad medan kommunikation bygger på ett utbyte och en ömsesidighet.

Sådant som inte förväntas väcka frågor, kräver dialog etc. skapar man med fördel en annan vana kring än just möten, exempelvis mejlutskick eller anslag på fysisk/digital anslagstavla. (Så är det självklart viktigt att man förmedlar att alla som ändå har frågor eller förslag eller åsikter är välkomna att förmedla dem, och var/när man kan göra det.)

Olika typer av möten
Detta med att ha stående dagordningar och lista ekonomi, personal, produktion, utveckling etc. som punkter under varandra är otroligt vanligt. Tycker ni att det fungerar? Som jag skrev överst: de flesta tycker inte det. Varför gör man så då? Det är enkelt, vi är vana att göra så, det kräver minst ansträngning.

(Det där med att slippa anstränga oss, det gillar vår hjärna, som bekant, att spara energi – ifall att något hon skulle dyka upp så att vi behöver den till annat… Det är ett helt annat blogginlägg men värt att ändå nämna här. Vi får lov att anstränga oss om vi ska göra något bättre, det går liksom inte annars. Så vi får lov att göra ”override” på, koppla förbi, vår hjärna då och då: fatta ett beslut och ha självdisciplin nog att agera i enlighet med det.)

Jämför ett möte för att fatta beslut i en fråga med ett möte för att sporra och peppa varandra till nya innovativa idéer. Det är två helt olika attityder och energier som krävs. Två helt olika ingångar, två helt olika förberedelser. Vad gör man då? Man delar det på två olika möten. Eller flera, exempelvis problemlösningsmöte, motiverande möte, analysmöte, uppföljningsmöte…

Effektiva möten
Nu har vi beslut kring att möte ska äga rum och kring vad, vilken typ av möte. Effektiva möten är just möten med ett tydligt syfte, först då kan man planera resten rätt. Då behöver vi ta ställning till

  • Hur ofta vi ska mötas?
  • Hur länge ska vi mötas?
  • Vilka ska delta? *
  • Förhållningssätt/spelregler för mötet? (avbrott, tidsoptimister, pratkvarnar…)
  • Fysisk, vilken lokal, eller digitalt, vilken form?
  • Hur hanteras frånvaro från mötet? (missad kommunikation, respekt)
  • Hur hanteras agendan så att den blir meningsfull och vem sätter upp den?
  • Ska det föras protokoll eller anteckningar och i så fall av vem?
  • Hur bereds frågor?
  • Hur förmedlas material? (före om man ska läsa något)
  • Hur fattas beslut?
  • Hur följer vi upp?

* Angående vilka som ska delta vill jag slå ett slag för att människor deltar på delar av möten. Alla måste inte alltid veta allting om allting. Så ser väldigt sällan en kommunikationsstrategi ut.

Ofta deltar människor på möten

1) för att de ska informera eller lyssna eller föra dialog på en av punkterna på mötet eller

2) för att de är rädda för att missa något och därför bevakar mötet mer än deltar på det eller

3) någon annan anser att de borde delta på mötet och de tar inte själva ansvar för sina prioriteringar eller tror inte att de får prioritera bort ett möte. De tre exempel som jag hör och ser oftast. Det finns förstås andra skäl också.

Välj deltagare. Man kan ha representation där en person i en grupp deltar och mer informellt förmedlar till övriga efteråt. Man kan ha vissa deltagare på vissa punkter, så kommer de när det är dags för dem eller går när deras punkt är avklarad.

Ja, det sistnämnda betyder att man måste man träna på tidsbedömning och på att hålla tider, både på mötet och om man ska ansluta på delar av det. Det är också viktigt för effektiva möten, att börja och sluta i tid. Gärna sluta före utsatt tid om man klar.

Följ upp. Att ha möten där man fattar beslut, kommer överens om saker och ting, och sedan går vidare utan att följa upp hur det sedan blev är inte effektivt alls. Leder inte heller till förbättring och utveckling.

Fatta därför hellre ett beslut som alla sedan ser till att agera på och implementera än flera beslut som man inte mäktar med. (Jag hörde en gång att av alla beslut som fattas i en ledningsgrupp så är det endast 20% av dem som implementeras i organisationen. Sant? Jag vet faktiskt inte. Men om det är så, vad beror det på? Ja, organisationer är tyngre än grupper, och implementering – att gå från ord till handling och från det till en vana som fungerar – tar tid. Som sagt, bättre ett beslut som blir en god vana.)

Ett effektivt möte, slutligen, har mer kreativitet än prestige i sig. När det går prestige i frågor och samverkan så skapar det sällan de resultat som är bäst för organisationen som helhet.

Vill du ha några tips vid digitala möten? Här finns ett tidigare blogginlägg om just det.

2020-10-16T11:38:43+02:002020-10-16|Utbildning|

Effektiva arbetsdagar?

Två timmar. Så länge klarar var och en av oss i snitt att hålla koncentrationen på något. Sen behöver vi paus. Hjärnan orkar inte. Ändå kör vi på som om vi vore effektiva hela tiden… Vad behöver egentligen vår hjärna för att fungera optimalt? I det här inlägget berättar vi om en modell att reflektera kring: ”The Healthy Mind Platter”.

En tallriksmodell för hjärnans hälsa

År 2011 lanserades modellen ”The Healthy Mind Platter” skapad av Dr. Daniel J. Siegel och Dr. David Rock. USA hade just gjort om matpyramiden till tallriksmodellen gällande vilken kost som var bra för människors kroppar. Dr Siegel och Dr Rock ville göra en motsvarande tallriksmodell kring vad som var bra för människors hjärna, en neuropsykologisk tallriksmodell, då de upplevde att en annan pandemi spreds över världen: utmattning och utbrändhet. Det är bakgrunden till att de skapade modellen.

Tallriksmodellen för hjärnans välbefinnande ger oss sju ingredienser vi behöver få med i vår dagliga livsföring för att vår hjärna ska fungera så effektivt som möjligt. Sju ting vi ska fördela vår hjärnas uppmärksamhet på för ett välmående sinne.

  • Fokus – Fokus och koncentration på en uppgift/utmaning på ett målinriktat sätt. Då skapar hjärnan nya djupa kopplingar.
  • Lek – Spontanitet, lekfullhet och kreativitet samt att njuta av nya upplevelser. Skapar nya kontakter i hjärnan. (Leken är en central del även i Mihály Csíkszentmihályis forskning kring ”Flow”.)
  • Anknytning – Sociala band och att knyta an till andra människor- fysiskt eller digitalt – och ta oss tid att uppskatta den koppling i har till naturen och världen omkring oss. Det aktiverar och förstärker vi hjärnans relationella kretsar.
  • Fysisk rörelse – Att röra på våra kroppar, på det sätt som är medicinskt möjligt för oss. Stärker hjärnan på många olika sätt, bl.a. plasticiteten och utvecklingen av vår hjärna. Reducerar också stress.
  • Reflektionstid – Inre reflektion kring våra känslor och tankar, funderingar kring vår egen upplevelse av saker och ting, närvaro i nuet. Hjälper hjärnan att integrera information.
  • Avslappning – Att inte fokusera på någonting alls, att slappa och låta sinnet vandra och bara finnas. Hjälper hjärnan att ladda.
  • Sömn – Hjärnan behöver vila, sortera upplevelser och minnen, konsolidera lärande och återhämta sig. Det gör den under sömnen.

Foga in hjärnans hälsa i din arbetsdag

Hur kan man applicera detta på en arbetsdag? Det ser förstås olika ut beroende av om man arbetar platsoberoende eller inte, och vilken typ av arbete man har. Vi tar exemplet ”jobba hemma”:

  • Fokus – Jobba i block då du inte har möten och då du stänger av telefon och fokuserar på en uppgift.
  • Lek – Ta paus och gör något kul/kreativt en stund. Spela ett instrument, måla med vattenfärger, dansa, meka med något…
  • Anknytning – Upprätthåll sociala band exempelvis genom digitala fikastunder eller telefonincheckningar med kollegor.
  • Fysisk rörelse – Planera in något en stund varje dag. Promenadmöten med hörslinga i örat. Digitala gemensamma gympa-pass. Ta egen paus och gå ut i skogen eller yoga en stund.
  • Reflektionstid – Ge dig själv en stund varje dag då du funderar kring hur du upplevt din dag, vilka tankar du tänkt, vilka känslor du känt, och dina reflektioner kring det. Kanske avsluta dagen med en kvarts reflektion.
  • Avslappning – Släpp jobbet en stund och bara sitt och glo – på molnen ute, på trädet på andra sidan gatan, i taket inne…
  • Sömn – Ta en tupplur om 10 minuter efter lunchen, exempelvis.

Om varje dag kan innehålla detta, så hjälper du din hjärna att fungera optimalt. Om du arbetar platsoberoende, och har möjlighet att styra över hur du planerar dina dagar, så är det här något att ta med i din planering.

Du som är chef och ledare

Fundera över hur du kan bidra till detta. Hur öppen är du för möjligheten för dina medarbetare att skapa en arbetsdag som uppfyller detta? Det gäller inte bara de som arbetar platsoberoende utan även de som arbetar på bestämd plats såsom hemma, på kontoret, ute i fabriken eller på annan plats.

Nedan är en bild på Dr Siegels och Dr Rocks tallriksmodell.

 

Bilden finns på https://www.drdansiegel.com/resources/healthy_mind_platter/
Läs gärna mer där.

Här kan du höra Dr. Daniel J. Siegel själv berätta om ”The Healthy Mind Platter” på knappt 6 minuter:

Här kan du läsa en artikel i ”Psykology Today” där Dr David Rock berättar om modellen:

2020-10-01T18:32:02+02:002020-10-01|Arbetsmiljö|