Arbetsmiljö

Hem/Arbetsmiljö

Effektiva arbetsdagar?

Två timmar. Så länge klarar var och en av oss i snitt att hålla koncentrationen på något. Sen behöver vi paus. Hjärnan orkar inte. Ändå kör vi på som om vi vore effektiva hela tiden… Vad behöver egentligen vår hjärna för att fungera optimalt? I det här inlägget berättar vi om en modell att reflektera kring: ”The Healthy Mind Platter”.

En tallriksmodell för hjärnans hälsa

År 2011 lanserades modellen ”The Healthy Mind Platter” skapad av Dr. Daniel J. Siegel och Dr. David Rock. USA hade just gjort om matpyramiden till tallriksmodellen gällande vilken kost som var bra för människors kroppar. Dr Siegel och Dr Rock ville göra en motsvarande tallriksmodell kring vad som var bra för människors hjärna, en neuropsykologisk tallriksmodell, då de upplevde att en annan pandemi spreds över världen: utmattning och utbrändhet. Det är bakgrunden till att de skapade modellen.

Tallriksmodellen för hjärnans välbefinnande ger oss sju ingredienser vi behöver få med i vår dagliga livsföring för att vår hjärna ska fungera så effektivt som möjligt. Sju ting vi ska fördela vår hjärnas uppmärksamhet på för ett välmående sinne.

  • Fokus – Fokus och koncentration på en uppgift/utmaning på ett målinriktat sätt. Då skapar hjärnan nya djupa kopplingar.
  • Lek – Spontanitet, lekfullhet och kreativitet samt att njuta av nya upplevelser. Skapar nya kontakter i hjärnan. (Leken är en central del även i Mihály Csíkszentmihályis forskning kring ”Flow”.)
  • Anknytning – Sociala band och att knyta an till andra människor- fysiskt eller digitalt – och ta oss tid att uppskatta den koppling i har till naturen och världen omkring oss. Det aktiverar och förstärker vi hjärnans relationella kretsar.
  • Fysisk rörelse – Att röra på våra kroppar, på det sätt som är medicinskt möjligt för oss. Stärker hjärnan på många olika sätt, bl.a. plasticiteten och utvecklingen av vår hjärna. Reducerar också stress.
  • Reflektionstid – Inre reflektion kring våra känslor och tankar, funderingar kring vår egen upplevelse av saker och ting, närvaro i nuet. Hjälper hjärnan att integrera information.
  • Avslappning – Att inte fokusera på någonting alls, att slappa och låta sinnet vandra och bara finnas. Hjälper hjärnan att ladda.
  • Sömn – Hjärnan behöver vila, sortera upplevelser och minnen, konsolidera lärande och återhämta sig. Det gör den under sömnen.

Foga in hjärnans hälsa i din arbetsdag

Hur kan man applicera detta på en arbetsdag? Det ser förstås olika ut beroende av om man arbetar platsoberoende eller inte, och vilken typ av arbete man har. Vi tar exemplet ”jobba hemma”:

  • Fokus – Jobba i block då du inte har möten och då du stänger av telefon och fokuserar på en uppgift.
  • Lek – Ta paus och gör något kul/kreativt en stund. Spela ett instrument, måla med vattenfärger, dansa, meka med något…
  • Anknytning – Upprätthåll sociala band exempelvis genom digitala fikastunder eller telefonincheckningar med kollegor.
  • Fysisk rörelse – Planera in något en stund varje dag. Promenadmöten med hörslinga i örat. Digitala gemensamma gympa-pass. Ta egen paus och gå ut i skogen eller yoga en stund.
  • Reflektionstid – Ge dig själv en stund varje dag då du funderar kring hur du upplevt din dag, vilka tankar du tänkt, vilka känslor du känt, och dina reflektioner kring det. Kanske avsluta dagen med en kvarts reflektion.
  • Avslappning – Släpp jobbet en stund och bara sitt och glo – på molnen ute, på trädet på andra sidan gatan, i taket inne…
  • Sömn – Ta en tupplur om 10 minuter efter lunchen, exempelvis.

Om varje dag kan innehålla detta, så hjälper du din hjärna att fungera optimalt. Om du arbetar platsoberoende, och har möjlighet att styra över hur du planerar dina dagar, så är det här något att ta med i din planering.

Du som är chef och ledare

Fundera över hur du kan bidra till detta. Hur öppen är du för möjligheten för dina medarbetare att skapa en arbetsdag som uppfyller detta? Det gäller inte bara de som arbetar platsoberoende utan även de som arbetar på bestämd plats såsom hemma, på kontoret, ute i fabriken eller på annan plats.

Nedan är en bild på Dr Siegels och Dr Rocks tallriksmodell.

 

Bilden finns på https://www.drdansiegel.com/resources/healthy_mind_platter/
Läs gärna mer där.

Här kan du höra Dr. Daniel J. Siegel själv berätta om ”The Healthy Mind Platter” på knappt 6 minuter:

Här kan du läsa en artikel i ”Psykology Today” där Dr David Rock berättar om modellen:

2020-10-01T18:32:02+02:002020-10-01|Arbetsmiljö|

Tips vid digitala möten

Nu har vi levt ett halvår med att människor i högre grad än tidigare arbetar hemma eller arbetar platsoberoende. Många har därför fått träna på digitala möten och spelregler vid digitala möten på ett sätt de inte gjort tidigare. Man kan tycka att det är sent att komma med tips då, men vi upplever att det fortfarande är många som brottas med digitala möten. Kanske för att många tänkte att det skulle vara en temporär grej, detta, ihop med Corona-situationen. Att man nu inser att helt oavsett pandemin så kommer detta med digitalisering och digitala möten att vara en del av den framtida vardagen. En ny, annorlunda vardag.

Jag brukar säga att det är skillnad på att datorisera och att digitalisera. Att jobba hemma på samma sätt som man skulle ha jobbat på kontoret – bara flyttat dator, skärm och pärmar och sedan sätta sig på hemmakontoret på samma tid/rutin som på det ordinarie kontoret – är att datorisera. Att arbeta hemifrån, och/eller att arbeta platsoberoende, och därmed också lägga upp arbetsdagen på ett annat handlar om digitalisering, om att anpassa sig till en ny verklighet. Att exempelvis arbeta i 3–4 block med längre raster emellan för att t.ex. ta en promenad eller mountainbike-tur i skogen i sol och dagsljus, åka på ett ärende resp. sätta sig och rita en stund. Att byta arbetssätt handlar om såväl ledarskap och självledarskap som tillit och kultur på arbetsplatsen, så det är ett annat blogginlägg. Viktigt att fundera över, dock, även apropå digitala möten.

Att bara flytta över mötena från fysiska forum till digitala forum är att datorisera. Hur hanterar man digitala möten på ett digitaliserat sätt? Hur har man olika typer av möten via tekniska hjälpmedel? Det finns mycket att fundera kring. Några ting tar vi upp här.

Några tips vid digitala möten

  • Sätt upp ”spelregler” kring era digitala möten. Förhållningssätt. Det behöver man göra på gemensamma fysiska arbetsplatser och det behöver man göra på delade digitala arbetsplatser. Hur ska vi samverka och samarbeta? Vilket ansvar tar var och en, för sig själv och för övriga, och vad förväntar vi oss av varandra? Hur ställer vi upp på varandra, ex. förmedlar behov av, ger och tar emot stöd? Hur mycket socialt snack ska vi ha på möten visavi mötestid?
  • Inled möten med ”varvet runt” eller annan typ av incheckning. När vi har fysiskt möten så gör vi så, vi småpratar och gör oss hemmastadda innan mötet börjar. Det behöver man göra även vid digitala möten. När vi känner samhörighet så höjs vårt oxytocin, vi känner oss mer ”vi” vilket gör oss mer mottagliga för samverkan, nya idéer etc. och sänker stressnivån. Småpratet, incheckningen, är alltså viktigt för att vi ska synka oss och utsöndra oxytocin. Det gäller även tillfälliga grupper av olika slag, inte bara i möten med våra ordinarie jobbarkompisar.
  • Stäng av mikrofonen när du inte pratar själv. Det tror jag att de allra flesta det senaste halvåret har tränat in nu.
  • Använd chatten för den som vill kommentera eller göra inspel, kanske bara för att förmedla ett tips utan att vilja avbryta den som just då talar.
  • Boka inte en timmes-möten på ren slentrian. Tar mötet 15 minuter? Boka det. Tar det 45 minuter? Boka det.
  • Se till att du har 10–15 minuter mellan dina digitala möten så att du kan gå på toa, fixa fika, göra någon yogaställning/ett par armhävningar/röra på dig på annat sätt.Om du har längre möten: lägg in 10–15 minuter paus under varje timme du har möte för människor att lämna datorn, se punkten ovan. (Slöseri med tid? Nej, för du får effektivare deltagare som också mår bättre.)Det kräver väldigt mycket av oss människor när vi sitter och tittar på varandras ansikte. Det gör vi aldrig i det fysiska livet, vare sig på möten eller i t.ex. klassrum (om vi nu undervisar digitalt). Vi vandrar med blicken, tittar ut genom fönstret, tittar på blocket där vi sitter och kluddar etc. När vi nu sitter framför datorn så sitter människor och tittar in i skärmen mest hela tiden – det orkar vår hjärna inte riktigt med. Ta pauser och lämna platsen.Uppmana gärna deltagarna att inte titta på skärmen hela tiden genom att säga att det är helt ok att rita samtidigt eller sitta snett emot datorn och titta på något annat för att vila blicken då och då.
  • Ha kameran på, rent generellt. Att stänga av kameran upplever många som obekvämt, för då vet man inte ens om personen i fråga är kvar där på andra sidan… och om det finns någon annan där som lyssnar… Ibland, i synnerhet om man är många och har lite svårt med anslutningen, så kan det dock vara av godo att stänga kameran och bara delta med ljud – var överens om det då.
  • Är det nödvändigt att ha möte framför datorn över huvud taget? Kan du ha ett telefonmöte i stället? Då kan du passa på att ha det med öronslingor och ta en promenad samtidigt. Eller sitta i solen ute eller ligga på soffan och ha möte.
  • Fika ihop. Möten handlar inte bara om att avhandla ärenden utan också, som jag skrev om ovan, att synka ihop oss för att bli ”vi” och för att vårt välmående behöver det. Så kanske ska ni ha en stående tid varje morgon eller någon gång under dagen då alla som kan och vill loggar in och fikar ihop. Behöver inte alls vara obligatoriskt – vissa människor har inte alls samma behov av detta som andra – men kanske vill man att alla deltar åtminstone en gång i veckan, för att upprätthålla gruppens gemenskap.
  • Gympa ihop. Friskvårdsinsats för de som vill. Man kan t.ex. leta upp en YouTube-video med ett pass på 15–20 minuter som man förmedlar till alla. Så bokar man en tid (förslagsvis morgon, så man kan logga ut och duscha sen, om man vill) och så kan alla som vill delta. (Toppen, tycker vissa. Usch och fy, tycker andra.)
  • Avsluta veckan ihop genom en gemensam utcheckning. På vårt företag arbetar vi alla som konsulter och reser runt i Sverige på olika insatser. Vi utgår dessutom hemifrån allesammans. Arbeta platsoberoende och digitaliserat är vårt arbete, helt sonika. Vi har varje vecka en stående teamsbokning och en överenskommelse kring att ”alla som kan ska delta”, inlogg via dator eller telefon, och så avrundar vi veckan ihop. (Den som står hos kund eller är ledig deltar – oftast – inte, men i övrigt är detta något vi prioriterar.)Vi går igenom läget privat/mänskligt/måendet hos var och en, vad som hänt i veckan, vad som förväntas hända nästa vecka, frågor och funderingar, vad vi är stolta och glada över denna vecka och annat som någon vill ta upp. Inte sällan pratar vi om hus och maskiner och naturen och övriga livet också. Sen säger vi hej till ”jobbfamiljen” och gör helg.

Avslutningsvis: dela era erfarenheter av digitala möten och digitala forum med varandra. Prata om vad ni tycker fungerar bra och mindre bra, prova något annat, utveckla. Lär tillsammans.

2020-09-09T09:19:50+02:002020-09-09|Arbetsmiljö|

Järnvägslagstiftning

”Järnvägslagstiftning” rymmer en massa lagar, direktiv, föreskrifter… Här är några av dem.

I botten Järnvägslagen (2004:519). Grundläggande krav på järnvägssystemet och ger Transportstyrelsen tillsynsuppdrag.

På det ca 80 EU-kommissionsbeslut, EU-förordningar (lagar) och EU-direktiv (riktlinjer som varje land stiftar egna lagar utifrån) – från utsläppsgränser för förbränningsmotorer ”i allmänhet” till direkt styrning i form av krav på järnvägstrafik.

EU/1158/2010-förordning med krav på säkerhetsstyrningssystem. Bra ”lathund” för att se vilka funktioner och uppgifter som måste finnas hos företaget. Ex. krav på hantering av information, kompetens, risker samt ansvarsfördelning, säkerhetspolicy, ständiga förbättringar… Transportstyrelsen övervakar med denna förordning som ”facit”. EU/1158/2010 ersätts av EU/2018/762 successivt fr.o.m. 16/6-20. Planering framåt? Utgå från EU/2018/762.

EU/402/2013 är en metod för riskbedömning och EU/1078/2012 är en metod för hur järnvägsföretag ska övervaka sitt system.

Så ger Transportstyrelsen ut föreskrifter, TSFS (Transportstyrelsens Författnings­samling) med nationella regler, t.ex. för hälsokontroll, utbildning av lokförare, säkerhetsrapportering, märkning av fordon och mycket annat.

2020-07-09T09:57:19+02:002020-08-06|Arbetsmiljö, Järnväg|

Järnvägens iterativa process

I EU-förordning 402/2013 finns krav på hur järnvägsföretag ska arbeta enligt ”gemensam säkerhetsmetod för riskvärdering och riskbedömning”.
Tekniskt, driftsmässigt och organisatoriskt inkl. mänskliga faktorer.

Riskhanteringsprocessen ska vara ”en iterativ process”, säger reglementet. Iterativ = upprepad, dvs. en process inom vilken man upprepar olika operationer, utvärderar, omarbetar till förbättrade versioner (iterationer) tills önskat resultat uppnåtts och allt fungerar som man vill.

Upprepning leder inte nödvändigtvis till utveckling, det handlar om att mellan upprepningarna utvärdera, förändra, förbättra.
Kärnan är lärande. För att få ett nytt, bättre, resultat behöver vi göra på nytt förbättrat sätt.

Kanske ska vi lägga till ett agilt tankesätt? En agil process har fokus på att människor skapar processen, på lättrörliga metoder, på fortlöpande anpassning utifrån feedback och utvärdering, på insatser som bygger på varandra och på ständigt lärande från de senaste. Använda hela sin kompetens och ansvarstagande hos var och en i det dagliga värvet.

Levande och lärande processer – i ledarskap, struktur, kultur… – är centrala om vi ska tänka på ett långsiktigt hållbart sätt och behöver vara en del av vårt dagliga sätt att verka.

Hur tränar vi oss i att tänka och agera så?

 

2020-07-09T09:55:35+02:002020-07-30|Arbetsmiljö, Järnväg, Personsäkerhet|

MTO – skapa skyddande barriärer

MTO står för människa, teknik och organisation och är ett bra sätt att tänka när man

1) utreder tillbud, ohälsa, olycksfall och 2) skapar handlingsplaner.

Nisse halkar i trappan. Lätt att vifta bort med att Nisse är en klant…

Tänk om det finns organisatoriska faktorer som gjorde att Nisse halkade i trappan.
Uppdraget att sanda? Tidspress? Mobbning så att Nisse sprang i flykt? Borde trappan varit avspärrad?

Tänk om det finns tekniska faktorer som påverkade.
Feldimensionerad trappa? Synförhållanden? Skorna, rätt personlig skyddsutrustning?

Tänk om det finns mänskliga faktorer som inte har med ”klantighet” att göra.
Stress? Hälsotillstånd? Platskännedom?

Vi behöver tittat på verksamhet ur olika perspektiv. Arbetsmiljölagstiftningen säger att vi ska arbeta i en viss ordning:

Först ska vi organisera verksamheten så att risker för olycksfall och ohälsa inte uppstår.

Om så inte är möjligt ska vi sträva efter tekniska och fysiska lösningar som skyddar oss.

Slutligen ska vi öka förmåga hos individen att hantera olika situationer.

Det finns många riskkällor. Målet är att reducera riskerna genom organisation, teknik och människa så att så få risker som möjligt leder till olycka/ohälsa. Bygga barriärer.

Saker händer, och faktiskt beror det ganska sällan på att någon bara ”är en klant”…

 

2020-07-09T09:53:18+02:002020-07-23|Arbetsmiljö, Järnväg|

Ergonomi

Ergonomi är ett tvärvetenskapligt forsknings- och tillämpningsområde som i helhetsperspektiv behandlar samspel människa-teknik-organisation i syfte att optimera hälsa och välbefinnande samt prestanda vid utformning av produkter och arbetssystem.

Arbete med ergonomi är arbete med anpassning av arbete och miljö till människans behov och förutsättningar. Fysiska, organisatoriska, mentala aspekter på arbetsmiljön. När man bedömer risker så tittar man på belastningars duration/hur länge, frekvens/hur ofta, och intensitet/hur mycket.

För en lokförare är ergonomi t.ex. anpassning av stolen i förarhytten, vibrationer, användarvänligheten i det IT-verktyg som används och huruvida man kliver upp i hytten med samma ben först och över tid kommer att snedbelasta sin kropp… För en fordonstekniker t.ex. arbetsställning, anpassade verktyg, hur vi beter oss när vi lyfter…

Belastningsergonomi = rörelseorganens belastning i arbetet. Arbetsmiljöverket har givit ut föreskriften ”Belastningsergonomi (AFS 2012:2, ändrad till 2019:8)”.
Läs där om arbetsställningar, arbetsrörelser, manuell hantering, repetitivt resp. handintensivt arbete och synförhållanden.

Bra ergonomi på jobbet kräver samspel mellan hur arbetsgivare organiserar verksamheten och vårt eget ansvar i hur vi agerar i olika situationer.

2020-07-09T09:51:20+02:002020-07-16|Arbetsmiljö, Ledarskap|

Avvikelserapportering

Avvikelser – fel eller rätt?

Som en del av ”övervakning” och ”insamling och analys av information” i EU-förordningen EU/1078/2012 ingår avvikelserapportering.

Det är viktigt att vi får kännedom om när saker inte går som tänkt, så att vi kan hitta orsaken och korrigera problemet när det negativt påverkar trafiksäkerheten och/eller hälsan hos människor.

Vi ska därför kontinuerligt övervaka och mäta den löpande verksamheten ur säkerhetshänseende för att kunna avgöra om den är på väg åt rätt håll eller riskerar att hamna utanför ramarna och övergå i oacceptabla förhållanden. Internrevisioner är till exempel en del av denna övervakning.

Vi vill slå ett slag för att också reflektera en stund kring detta med ”avvikelser”. Att något sticker ut och är annorlunda betyder inte nödvändigtvis att det är fel.

Vi behöver hitta ”fel” och ”problem” förstås, för att klara säkerheten. Vi behöver också hitta ”rätt” och ”förbättring” för att utveckla verksamheten.

Kan vi titta på avvikelser som just ”någon som inte blev som vi tänkte” utan att värdera det som rätt och fel, fult och snyggt, bra och dåligt? För att kunna titta på det ur flera olika perspektiv innan vi fattar beslut om 1) vad vi tycker om det hela och 2) vad vi ska göra annorlunda framåt?

Så kan vi både klara säkerheten och finna innovation.

2020-07-08T10:37:19+02:002020-07-08|Arbetsmiljö, Järnväg|

Gemensam säkerhetsmetod

Inom järnvägen talar vi om CSM, Common Safety Method. Ibland om CSM-RA, Common Safety Method – Rail Applications.

CSM är en EU-gemensam säkerhetsmetod som ska tillämpas av alla järnvägsföretag för övervakning av företagets eget säkerhetsstyrningssystem. Varje järnvägsföretag, infrastrukturförvaltare och enhet som ansvarar för underhåll är ansvarig för att utföra övervakningsprocessen och ska säkerställa att åtgärder för riskhantering som vidtagits av deras entreprenörer också övervakas enligt denna förordning.

Det är europeiska gemensamma krav och arbetssätt för att skapa en god riskhantering på järnvägen. Övervakningen ska göra det möjligt att effektivt hantera säkerheten i järnvägssystemet under drift och vid underhållsverksamhet. Det ska också göra det möjligt att förbättra styrningssystemet när så är behovs.

Kraven kring CSM finner du i EU-förordningen EU/1078/2012, läs mer här.

2020-06-24T11:57:51+02:002020-06-24|Arbetsmiljö, Järnväg|

Du irriterar mig…

Om man frågar folk efter exempel på besvärliga människor så tar det inte många sekunder innan förslagen kommer. Folk som är positiva eller negativa, högljudda eller tystlåtna, de som har kontrollbehov visavi de som aldrig tar ansvar…

Det är inte andra människor som irriterar oss – det är vi som irriterar oss, utifrån våra reaktioner på andra människor, hur vi tänker om andra människor… Oavsett hur andra människor agerar så är det vårt eget val om vi lägger energi på att irritera oss på dem.

Tre saker triggar oss:
1) Våra värderingar utmanas. Ex: vi anser det viktigt att man säger vad man tycker och inte ”gömmer sig bakom andra” och upplever att den tystlåtna gör det.

2) Något står i vägen för våra behov eller mål vi vill uppnå eller trycker på när det är något vi inte vill. Ex: vi vill ha god stämning på jobbet och irriterar oss på den vi upplever som negativ/som sänker stämningen. Ex: vi eftersträvar lugn och ro och någon trycker på och vill ha förändring.

3) Vi påminns om sidor hos oss själva vi inte tycker om eller om någon vi tidigare stött på och inte tyckt om/haft svårt för/med och inte bearbetat.

Så när vi irriterar oss på någon kan det hjälpa oss att spara energi om vi funderar över vad det är vi tänker som gör att vi irriterar oss…

Låter det vettigt?

2020-06-09T15:41:03+02:002020-06-09|Arbetsmiljö|

Grupputveckling hos Trafikverket.

För dig som är på Trafikverket finns nu möjlighet till grupputveckling, både för chefer och medarbetare.Till det finns även möjlighet till individuella insatser/coaching om det är kopplat till grupputveckling.
 
Trafikverket har upphandlat grupputveckling och KC Group är en av två aktörer som Trafikverket skrivit avtal med. KC Group är ett nätverksföretag som består av associerade samarbetspartners över hela Sverige.
 
Solberga station AB är en av dessa partners och vår Margareta Carlsson är en av coacherna i KC Groups team och därmed möjlig att avropa inom ramen för detta avtal.
 
Avtalet gäller Trafikverket nationellt. Du kan kontakta såväl din HR-avdelning som KC Group eller oss på Solberga station AB om du är intresserad av denna utvecklingsinsats.
2020-06-04T16:03:03+02:002020-06-04|Arbetsmiljö, Nyheter|
Till toppen