Utbildning

Hem/Utbildning

Alla dessa möten – varför? vem? hur?

När vi är ute i organisationer av olika slag och frågar människor vad de helst skulle vilja komma till rätta med så svarar i princip alla: ”möten”. Det spelar ingen roll om vi talar med chefer och arbetsledare på olika nivåer i organisationen eller medarbetare i olika roller runt om i organisationen.

Ordning på mötesstrukturen?
Vad är det som gör att vi har så svårt att få ordning på våra mötesstrukturer? Analoga eller digitala, har vi bättre ordning på det ena än det andra? (Längst ner i inlägget finner du några tips för just digitala möten.)

Möten är samvaro. Att mötas. Att se varandra. Att vara tillsammans. I närvaro, i samma ämne, i samma ärende, i samma svårighet, i samma glädje. Möten är till för kommunikation – verbal eller ordlös. Det är hela poängen med möten.

Finns det en kommunikationsstrategi?
Möten är en del av vår kommunikation. När man arbetar med kommunikationsstrategi så gör man det i tre steg:

1. Strategiskt

? vem – behöver veta:
? vad – vilken information
? varför – av vilken anledning, vad är syftet med att få veta
? när – vilken är tidsaspekten och/eller ordningen i flödet
? hur – kommunikationssätt (vissa saker finns det lag på hur de ska kommuniceras)
? från vem – ansvar för kommunikationen och/eller lämplig att kommunicera

2. Socialt
Nästa steg rör samverkan mellan människor. På vilket sätt påverkar kommunikationen det sociala samspelet och på vilket sätt vill man att kommunikationen ska påverka? Nu väver man in den aspekten i det man kom fram till under första punkten.

3. Tekniskt
Först i det här skedet tar man ställning till vilka hjälpmedel som finns att tillgå, inte förr. Nu funderar man på om man ska nyttja hjälpmedel såsom telefon, e-post, teamsmöten, anslå på fysisk/digital anslagstavla eller skicka (ev. rekommenderat) brev till den det berör.

Utifrån den strategi man sedan har för kommunikationen på företaget, i arbetsgruppen, i fotbollslaget… (eller i familjen) så formulerar man policys och rutiner (vanor) kring hur man ska använda fysiska möten, digitala möten, e-post, intranät, sms, telefon…

När ska man ha möten?
Möten ska man ha om man:

  1. vill förmedla information som man tror kommer att väcka frågor.
  2. vill ha dialog kring någonting.
  3.  av olika anledningar särskilt behöver bygga eller upprätthålla en relation.
  4. vid de flesta ”svåra samtal” – exempelvis återkoppling av mer omfattande art, gränssättande samtal, omplaceringar och uppsägningar.

Möten är alltså till för att mötas – kommunicera, inte informera. Det är skillnad på information och på kommunikation. Information är enkelriktad medan kommunikation bygger på ett utbyte och en ömsesidighet.

Sådant som inte förväntas väcka frågor, kräver dialog etc. skapar man med fördel en annan vana kring än just möten, exempelvis mejlutskick eller anslag på fysisk/digital anslagstavla. (Så är det självklart viktigt att man förmedlar att alla som ändå har frågor eller förslag eller åsikter är välkomna att förmedla dem, och var/när man kan göra det.)

Olika typer av möten
Detta med att ha stående dagordningar och lista ekonomi, personal, produktion, utveckling etc. som punkter under varandra är otroligt vanligt. Tycker ni att det fungerar? Som jag skrev överst: de flesta tycker inte det. Varför gör man så då? Det är enkelt, vi är vana att göra så, det kräver minst ansträngning.

(Det där med att slippa anstränga oss, det gillar vår hjärna, som bekant, att spara energi – ifall att något hon skulle dyka upp så att vi behöver den till annat… Det är ett helt annat blogginlägg men värt att ändå nämna här. Vi får lov att anstränga oss om vi ska göra något bättre, det går liksom inte annars. Så vi får lov att göra ”override” på, koppla förbi, vår hjärna då och då: fatta ett beslut och ha självdisciplin nog att agera i enlighet med det.)

Jämför ett möte för att fatta beslut i en fråga med ett möte för att sporra och peppa varandra till nya innovativa idéer. Det är två helt olika attityder och energier som krävs. Två helt olika ingångar, två helt olika förberedelser. Vad gör man då? Man delar det på två olika möten. Eller flera, exempelvis problemlösningsmöte, motiverande möte, analysmöte, uppföljningsmöte…

Effektiva möten
Nu har vi beslut kring att möte ska äga rum och kring vad, vilken typ av möte. Effektiva möten är just möten med ett tydligt syfte, först då kan man planera resten rätt. Då behöver vi ta ställning till

  • Hur ofta vi ska mötas?
  • Hur länge ska vi mötas?
  • Vilka ska delta? *
  • Förhållningssätt/spelregler för mötet? (avbrott, tidsoptimister, pratkvarnar…)
  • Fysisk, vilken lokal, eller digitalt, vilken form?
  • Hur hanteras frånvaro från mötet? (missad kommunikation, respekt)
  • Hur hanteras agendan så att den blir meningsfull och vem sätter upp den?
  • Ska det föras protokoll eller anteckningar och i så fall av vem?
  • Hur bereds frågor?
  • Hur förmedlas material? (före om man ska läsa något)
  • Hur fattas beslut?
  • Hur följer vi upp?

* Angående vilka som ska delta vill jag slå ett slag för att människor deltar på delar av möten. Alla måste inte alltid veta allting om allting. Så ser väldigt sällan en kommunikationsstrategi ut.

Ofta deltar människor på möten

1) för att de ska informera eller lyssna eller föra dialog på en av punkterna på mötet eller

2) för att de är rädda för att missa något och därför bevakar mötet mer än deltar på det eller

3) någon annan anser att de borde delta på mötet och de tar inte själva ansvar för sina prioriteringar eller tror inte att de får prioritera bort ett möte. De tre exempel som jag hör och ser oftast. Det finns förstås andra skäl också.

Välj deltagare. Man kan ha representation där en person i en grupp deltar och mer informellt förmedlar till övriga efteråt. Man kan ha vissa deltagare på vissa punkter, så kommer de när det är dags för dem eller går när deras punkt är avklarad.

Ja, det sistnämnda betyder att man måste man träna på tidsbedömning och på att hålla tider, både på mötet och om man ska ansluta på delar av det. Det är också viktigt för effektiva möten, att börja och sluta i tid. Gärna sluta före utsatt tid om man klar.

Följ upp. Att ha möten där man fattar beslut, kommer överens om saker och ting, och sedan går vidare utan att följa upp hur det sedan blev är inte effektivt alls. Leder inte heller till förbättring och utveckling.

Fatta därför hellre ett beslut som alla sedan ser till att agera på och implementera än flera beslut som man inte mäktar med. (Jag hörde en gång att av alla beslut som fattas i en ledningsgrupp så är det endast 20% av dem som implementeras i organisationen. Sant? Jag vet faktiskt inte. Men om det är så, vad beror det på? Ja, organisationer är tyngre än grupper, och implementering – att gå från ord till handling och från det till en vana som fungerar – tar tid. Som sagt, bättre ett beslut som blir en god vana.)

Ett effektivt möte, slutligen, har mer kreativitet än prestige i sig. När det går prestige i frågor och samverkan så skapar det sällan de resultat som är bäst för organisationen som helhet.

Vill du ha några tips vid digitala möten? Här finns ett tidigare blogginlägg om just det.

2020-10-16T11:38:43+02:002020-10-16|Utbildning|

YH Tågtekniker

Nu startar en ny omgång YH Tågtekniker och vi är med och utbildar igen!

Vi tycker det är väldigt roligt att bidra till återförsörjningen av tekniker till fordonsunderhållet i Sverige.

2020-09-07T22:23:21+02:002020-09-07|Utbildning|

Kompetensutveckling vid korttidsarbete

Den lagändring av Lag om stöd vid korttidsarbete (2013:948) som trädde ikraft den 7 april bygger på en utredning (SOU 2018:66) om ett utökat stöd vid synnerliga behov, som de som råder nu. I pressmeddelande från regeringen i augusti 2018 säger finansminister Magdalena Andersson:

”Korttidsarbete är ett alternativ till stora uppsägningar. Det ger en möjlighet för kompetensutveckling och samtidigt en trygghet för den som får behålla sin anställning.”

På Tillväxtverkets hemsida framgår att arbetsbefriad tid under korttidsarbete får användas till utbildningsinsatser och kompetensvalidering.

”Tillväxtverket ställer sig positivt till arbete med kompetensutveckling under arbetsbefriad tid, då näringslivets kompetensförsörjning är en avgörande tillväxtfråga på lång sikt. Ersättning för korttidsarbete betalas ut under förutsättning att tiden inte betraktas som arbetstid. De lokala parterna har möjlighet att komma överens om att det ska ske kompetensutveckling under korttidsarbetet. Möjligheten finns att t.ex. anordna interna eller externa utbildningar, gå bredvid en kollega eller genomföra kompetensvalidering.”

Med lokala avtal om saken, kan alltså del av arbetsbefriad tid ägnas åt utbildningsinsatser utan att det räknas som arbetstid under arbetstidsförkortningen. Läs mer här. 

Det finns en möjlighet till ekonomiskt stöd för sådana utbildningsinsatser.

Arbetsmarknadsdepartementet säger i ett pressmeddelande att 298 MSEK i socialfondsprogrammet har omfördelats till utbildning av varslade och korttidspermitterade personer.

Fram till den 5 maj 2020 finns det möjlighet att söka bidrag ur ESF, Europeiska socialfonden. Ingen medfinansiering krävs. Utbildningsinsatserna ska påbörjas snarast, dock tidigast 1 juni. Utbildningens mål ska vara: ” 1. stärker positionen inom ramen för nuvarande anställning, eller

2. står bättre rustade för anställning inom ett annat företag eller en annan bransch.”

Mer information om att söka medel finns här. 

Insatserna under rådande kris innebär alltså en utökad möjlighet till ekonomiskt stöd för korttidsarbete, och att den arbetsbefriade tiden kan användas för kompetensinsatser för den korttidsarbetande personalen, samt att det finns pengar att söka för att finansiera sådana kompetensutvecklingsinsatser.

Kan ditt företag dra nytta av dessa åtgärder? Vi är ett utbildningsföretag som står redo att bistå er i era kompetensutvecklingsinsatser.

2020-04-21T13:07:48+02:002020-04-21|Arbetsmiljö, Kunder, Ledarskap, Utbildning|

Framtiden för tågtekniker?

Den ser ljus ut, är den slutsats en studie kommit fram till.

I januari i år startade Framtidens Järnväg upp ett samarbetsprojekt mellan näringsliv och akademin för att undersöka situationen avseende kompetensförsörjning och kompetensutveckling inom tågteknikerområdet. Anledningen till det var att det fanns en upplevd brist på tågtekniker i nutid och framåt.

Solberga station AB har varit med och gjort inspel till studien och ser nu med spänning fram emot att läsa resultatet av den. Det kan man nu göra i rapporten ”Underhållspersonal för fordon, vagnar och maskiner på järnvägen. Dagens situation och morgondagens utvecklingsmöjligheter.”

Läs rapporten här.

2020-04-07T10:25:14+02:002020-04-07|Järnväg, Utbildning|

Teoridel med modelljärnväg

Vi grundutbildar ibland lite större grupper i teoridelar om växling. Då är det såväl bra pedagogiskt som roligt och intressant att kunna gå ut i verkligheten och peka på vissa av de företeelser man redan har förklarat teoretiskt. Vissa begrepp och förklaringar kan vara svåra att ta till sig för elever innan man får chans att se dem i verkligenheten, vissa saker behöver man kunna visa för att eleverna lätt ska förstå. Så finns det inte alltid tillgång till fordon eller spår… Så var fallet i samband med det aktuella uppdraget. Vad göra?

Vår konsult Kenneth Sörestedt tog helt sonika med sig lite modelljärnväg. Med hjälp av den kunde han i lektionssalen visa på hur begrepp som framåt och back, hinderfrihet, signalgivning, växlars läge med mera har sin praktiska tillämpning ”i verkligheten”. Det livade upp utbildningen och gav möjlighet till praktiska moment även i en klassrumsundervisning.

 

2020-03-24T10:11:41+01:002020-03-24|Kunder, Utbildning|

Riskbedömning – en viktig del av vardagen på järnvägen.

Förra veckan var vi på Hector Rail AB i tre dagar och utbildade det här glada och engagerade gänget i Riskbedömning. Ur såväl perspektivet järnvägsreglemente som ur perspektivet arbetsmiljöreglemente och hur man kan få ihop de två.

Komplexiteten är stor när man ska varva mellan EU-direktiv och svensk lagstiftning och se på verksamheten både ur trafiksäkerhetsperspektiv och hälsoperspektiv – tekniskt, fysiskt, socialt och organisatoriskt. Detta fördjupade vi oss i och den bäring det har på hur deltagarna (majoriteten lokförarchefer men även instruktörer och representanter för säkerhet resp. utbildning) behöver verka i vardagen och i riskbedömningssammanhang av olika slag för att ta ett bra helhetsgrepp på frågan. Roligt att få bidra med verktyg, kunskap och förhoppningsvis en dos inspiration.

Om du har funderingar kring utbildning, fördjupning och/eller stöd i riskbedömning så hör gärna av dig för ett förutsättningslöst samtal.

(Deltagarna har självklart givit sitt ok på att vi berättar om och visar dem på bild här.)

2020-02-18T09:16:13+01:002020-02-18|Arbetsmiljö, Järnväg, Kunder, Utbildning|

Då och då arbetar vi även med kunder utanför järnvägsbranschen.

Under december och januari genomförde vi utbildning inom ledarskap med 50-talet produktions- och teamledare på FläktGroup i Jönköping. På bilden ses en pågående dialog med produktionsledare kring vad som kännetecknar goda prestationer i ledarskap och i medarbetarskap.

Foto från FläktGroup som också godkänt att vi publicerar inlägg om insatsen.

2020-02-13T14:32:40+01:002020-02-13|Kunder, Utbildning|

”GÅ DEN!” Citat från en av deltagarna på BAM Järnväg på järnvägsföretag härom veckan.

Med snittbetyg 5,5 på skala 1–6 (6 = ”fulländat”) är det en uppskattad kurs för chefer, ledare och arbetsmiljö-/skyddsombud i järnvägsbranschen.
 
BAM Järnväg är en för branschen särskilt anpassad kurs som ser på arbetsmiljöfrågorna ur olika perspektiv. Ex: attityd, rättigheter/skyldigheter, riskhantering, säkerhetskultur och systematik fysiskt, organisatoriskt, socialt och tekniskt. Vi väver in människors olikheter, kommunikation och förändringsarbete. Vi kopplar samman med EU-direktiv för säkerhetsintyg, riskhantering och övrigt järnvägsreglemente. Vi anpassar kursen till vilken typ av järnvägsföretag vi håller den för. Kursen odlar dialog, samverkan och varvar teori och praktiska övningar. Alla bidrar med egna erfarenheter, perspektiv, frågeställningar så att vi använder erfarenhet och exempel från vardagen och lösningar kring olika arbetsmiljösituationer.
 
Några omdömen: ”Bra planerad och utstuderad struktur. Smarta övningar för att förstå ”större bild”.
 
Om föreläsarna: ”Engagerade, pålästa. Bra energi och lätt att förstå.”
 
Vilken kunskap, insikt, reflektion tar deltagarna med sig från kursen? ”Ett nytt sätt att tänka och se på det framtida arbetsmiljöarbetets upplägg och genomförande. Att många olika parametrar måste samverka för att få en fungerande arbetsmiljö.”
 
Vad vill de berätta för andra om utbildningen? ”Alla som jobbar med arbetsmiljö borde gå den. Att den är omfattande och riktad på ett bra sätt mot vår bransch. Att det är en bra grund för det arbete vi utför, och att det får upp ögonen för vad det innebär. Gedigen kurs. Väldigt bra utbildning.”
 
Nyfiken? Välkommen att höra av dig!
2019-12-10T14:53:09+01:002019-12-10|Arbetsmiljö, Järnväg, Utbildning|

Känner du till Pareto-principen?

Det är en empirisk regel som också kallas 80/20-regeln.

Vilfredo Pareto var en (1848–1923), italiensk sociolog och nationalekonom som levde från mitten av 1800-talet och en bit in på 1900-talet. Vilfredo Pareto visade på att 20% av italienska befolkningen innehade 80% av den egendomen som fanns i landet. Därifrån kommer namnet Pareto-principen.

Det är en observation som sedan i forskning har generaliserats och utvecklats inom såväl matematisk statistik och kvalitetsteknik som välfärdsforskning. Man brukar numera som Pareto-princip säga att 20% av dina insatser står för 80% av ditt resultat.

Alltså: vilka 2 av de 10 saker du gör – i livet eller på jobbet – är det som ger 80% av resultatet?

Det är det vi brukar kalla nyckelaktiviteter. De handlingar som är viktigast och som vi behöver se till att vi gör först. Tricket är att finna de punkterna…

Lite tankestoff så här innan helgen.

2019-10-11T10:28:33+02:002019-10-11|Ledarskap, Utbildning|
Till toppen