Kvalitetsrevision

Idag ställer vi en fråga till vår konsult Michael Carlsson:

– Jag hörde att du var ute på ”kvalitetsrevision” på ett företag. Vad gör ni vid en sådan insats?

Michael svarar:

– Det kan t ex innebära att hjälpa ett företag med att ge en ”utomstående bild” av hur deras interna förvaltning lyckas med att uppnå sina resultat i förhållande till egna krav eller myndigheters krav. Man blir lätt hemmablind, och man har inte alltid dokumenterat alla sina förfaranden, man har dem ”i huvudet” men man har inte beskrivit vad det är man egentligen gör. Kravet på en organisation är att den ska beskriva sina rutiner och dokumentera dem, så att de kan mäta av att den faktiskt också tillämpar och följer dessa rutiner. Om det finns luckor i dokumentationen eller efterlevnaden av sådana rutiner så lever man inte upp till kraven som ställs på en tillståndspliktig verksamhet som järnvägen är. Att ha sådana fel är inget konstigt i sig, det som betyder något är att hitta dem och korrigera dem. Det är där vi kan hjälpa till, genom att ”utmana systemet” som utomstående part, läsa rutinerna, följa upp tillämpningen och utfallet av dem, och lyfta fram de avvikelser vi då kan upptäcka så att det leder till korrigeringar. Det kan innebära allt ifrån att tillbringa en tid tillsammans med någon som har operativa arbetsuppgifter i säkerhetstjänst och se om alla rutiner i arbetet följs, till att ha ett möte med företagets VD och ledningsgrupp och gå igenom hur ansvarsfördelningen fungerar enligt företagets rutiner jämfört med verkligheten, eller göra en bedömning av en leverantör till vår kund, om hur de lever upp till de beställarkrav vår kund kan ha.

Solberga Station järnvägskonsulter

Regler för skyltar, märkning och signaler

Den 1 januari i år (2021) började den nya arbetsmiljöföreskriften ”Arbetsplatsens utformning (AFS 2020:1)” gälla. Regler för skyltar, märkning och signaler ingår i den numera. Vi har fått frågan om det räcker att sådan information är på svenska. Margareta, som utbildar i arbetsmiljö, svarar:

– Reglerna säger att information och instruktion ska vara utformad så att ”den kan tillgodogöras av alla berörda”. Svaret är alltså att det beror på vilka arbetstagarna. Vad behöver de anställda på just den här arbetsplatsen för att just de ska förstå? Det gäller att lära känna människor, för det har bl. a. med tolkning, erfarenhet, språk och uppfattningsförmåga att göra.

– Arbetsgivaren ska se till att alla arbetstagare får aktuell information och instruktion om skyltar, märkningar och signaler som används på den egna arbetsplatsen som har betydelse för hälsan och säkerheten. Man ska förklara betydelsen av skylt/märkning/signal. Så ska man instruera i vilket beteende som gäller när man ser dessa, alltså hur jag ska uppträda och agera med anledning av dem. Vidare ska jag få veta vad mitt beteende ska leda till (eller vad brist på beteende kan leda till), vilka åtgärder dessa skyltar/märkningar/signaler ska leda till. Det sistnämnda har med meningsfullhet att göra, vi människor behöver förstå poängen med saker och ting för att handla rätt. Signaler handlar förresten både om ljus-, ljud- och handsignaler. Det är viktigt för säkerheten att man har ett gemensamt symbolspråk på arbetsplatsen.

– Vad betyder exempelvis den här bilden? Att man inte ska ha byxor? Inga kortbyxor? Eller är det kalsonger? Eller klädförbud? För något slags förbud är det väl?

Solberga Station järnvägskonsulter

2021-10-18T16:16:58+02:002021-10-21|Arbetsmiljö, Järnväg, Lagar, Ledarskap, Säkerhet|

Effektivitet

Resurseffektivitet eller flödeseffektivitet?

Normalt när vi talar om effektivitet så avser vi resurseffektivitet. Fokus är på använda resurser (personal, ekonomi, teknik…) optimalt. Då organiserar vi t. ex. i avdelningar och varje avdelning ska optimeras på sitt område.

Ex. Nisse har ont i benet. Nisse besöker vårdcentralen. De hänvisar till röntgen. Nisse väntar på röntgentid. Röntgas. Inväntar återkoppling. Går till läkaren och får det. Han behöver opereras. Väntar på operationstid. Opereras.

Respektive avdelning – vårdcentral, röntgen, operation – är resurseffektiviserade, dvs. man ska se till att få ut så mycket som möjligt av dessa olika avdelningar. Ex 1: anställa personal med expertkompetens kring röntgen. Ex 2. använda röntgenmaskinen mesta möjliga så att den ekonomiska investeringen är försvarbar.

Om vi arbetar med lean så arbetar vi normalt med flödeseffektivitet. Flödeseffektivitet har processfokus och fokuserar på den ”enhet” som är central i processen. I exemplet ovan är det Nisse. I stället för att Nisse ”springer runt” så organiserar man en sjukvårdsenhet där både läkare, röntgen och operation är på plats. Nisse går dit och går snarare genom olika rum i ett flöde tills han landar i operation. Nisses väntetid är minimal, Nisse är i fokus i processen.

Dessa båda sätt att effektivisera är inte förenliga med varandra så man behöver fråga sig vad som blir mest effektivt i olika situationer; resurs eller flöde?

Solberga Station järnvägskonsulter

2021-09-20T15:33:58+02:002021-09-21|Arbete, Effektivitet, Ledarskap|

Stresstriangeln

Hur vi upplever press/stress varierar mycket människor emellan. Tre faktorer som påverkar oss alla är krav, kontroll och stöd. Upplevd stress beror på förhållandet mellan de krav som ställs på oss i arbetet, den kontroll vi upplever över vår arbetssituation och det stöd vi känner i arbetet.

Om en individ upplever att de krav som ställs (egna krav på sig själv och andras krav) är rimliga, man har koll på läget och vet vad man ska göra och känner att det finns stöd om man skulle behöva hjälp, så klarar individen generellt ganska mycket press.

Om man däremot upplever att kraven är för höga/orimliga, man har tappat greppet och vet inte vart man ska börja och det finns ingen som kan hjälpa heller… då är situationen ohållbar.

Vi brukar använda oss av en stresstriangel för dialog. Kring den kan man resonera om hur man upplever läget kring krav, kontroll och stöd i dialog med sig själv, kollegor eller chef-anställd. Det är en enkel modell att stämma av arbetsbelastning kring.

Ibland handlar det om att enas kring krav och kanske sänka ambitionsnivån. Ibland handlar det om att enas kring prioriteringar och vad som är viktigast att ta tag i just nu. Ibland handlar det om att avlasta på olika sätt – stöd kan vara allt från att bara finnas där och lyssna och vara någon att bolla med till att rent praktiskt ta över vissa uppgifter och hjälpa till.

Kan du ha nytta av den här modellen hos dig?

Solberga Station järnvägskonsulter

2021-09-13T12:12:09+02:002021-09-14|Arbetsmiljö, Ledarskap, Modeller, Stress|

Vad är det du ser? Är det en stor fisk och sex små?

Vad är det du ser? Är det en stor fisk och sex små? Är det en fisk som är nära i bild och övriga är längre bort? Är det en fisk som leder ett stim? Är det ett stim som jagar en annan fisk?

Hela livet handlar om perspektiv och vår egen tolkning. Det är sådant man kan reflektera kring i hängmattan en sommar.

Solberga Station järnvägskonsulter

2021-08-23T15:59:03+02:002021-08-24|Ledarskap, Perspektiv|

Välmående medarbetare

Välmående medarbetare är en grund i framgångsrika företag och organisationer. Forskning visar att en väl genomtänkt strategi när det gäller friskfaktorer och hälsofrämjande insatser har stor betydelse för hur vi mår och presterar på arbetet.

Vi samarbetar med KC Group, och kan i det samarbetet erbjuda expertstöd via den bidragsberättigade tjänsten PROACT by KC Group.

Svenska staten ger via Försäkringskassan ekonomiskt bidrag till företag och organisationer som väljer att satsa på välmående chefer och medarbetare.

Som kund till KC Group får ni 50% av kostnaden tillbaka, upp till 200 000 kr i bidrag/år, för hälsofrämjande insatser, stressreducerande insatser, insatser vid kris eller konflikt samt tjänster för förbättrad arbetsmiljö. Det kan exempelvis vara i form av individuell coaching, föreläsningar, teamcoaching, föreläsningar eller ledningsgruppsinsatser.

Läs mer om tjänsten här: Proact

Här finner du en broschyr om tjänsten.

Solberga Station järnvägskonsulter

2021-08-15T13:42:28+02:002021-08-17|Arbetsmiljö, Ledarskap, Nyheter|

”Det nya normala” – hur blir det sen och vad ska vi tänka på?

Nu börjar restriktionerna kring pandemin att lätta och många är de ledningsgrupper, chefer och HR-funktioner som funderar kring hur ”det nya normala” ska bli därefter. Hur och var ska vi arbeta och på vilket sätt kan vi formulera det utan att skapa slitningar och upplevelser av orättvisa mellan individer och grupper? Vilka friskfaktorer och riskfaktorer finns? Hur är man en attraktiv och modern arbetsgivare som upplevs ge möjligheter och flexibilitet samtidigt som man vill ta del av informell kommunikation och ha koll på det informella lärandet? Hur ska chefs- och ledarskap utövas framåt? Hur ska strategin framåt formuleras och vilka steg ska tas?

Vi vill ge lite inspel kring sådant man som arbetsgivare behöver tänka på.

Kommunicera. Berätta för dina medarbetare att funderingar finns. Lite information är bättre än ingen information. Det är inga lätta frågor vars svar är entydiga utan många delar ska vägas mot varandra. Låt människor få uttala sig, förmedla sina önskemål och farhågor, visa att du lyssnar. Beslutet är i slutänden ditt men att få många perspektiv är av godo. Klargör också vad nästa steg i processen är: Vem gör vad? Vad utreds? Vem talar man med om man har förslag? När får man veta mer?

Riskbedöm. Du har en lagstadgad skyldighet att göra en riskbedömning och du ska göra den ur olika perspektiv: fysiskt, organisatoriskt, socialt, tekniskt och arbetets innehåll. Du ska också göra det i samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Poängen är att hitta allt det som man behöver tänka på och ha en plan för i genomförandet.

Se över villkor. I en pandemi kan man fatta beslut som man i ett normaltillstånd inte kan. Hur ser anställningsvillkoren om på företaget? Finns skrivelser kring var och när arbete ska utföras eller hur det ska utvärderas? Behöver omförhandlingar göras för att reglera om dessa på något sätt? Det gäller för redan anställda. När du anställer framåt är du friare att sätta upp villkor för det nya. Det handlar både om arbetsrätt och juridik och om din personalpolitik.

Orättvisor. Här finns en riskfaktor helt oavsett vilken verksamhet man arbetar i. Hur hanterar du skillnaden mellan de som kan och de som inte kan arbeta hemma? Exempel 1: den som jobbar hemma och har en lite snuvig treåring kan ha treåringen hemma och ändå jobba emedan den som jobbar på plats behöver vabba. Exempel 2: Den som jobbar hemma är själv snuvig men jobbar hemma emedan den som jobbar på plats måste stanna hemma och ta en sjukdag.

Uppdraget. Vad behöver dina medarbetare för att klara sitt uppdrag? Vilket är uppdraget? Hur mäter ni det? Vad behövs av tekniska lösningar eller andra förutsättningar om man arbetar på distans? Hur hanterar ni försäkringar och arbetsmiljöfrågorna? Hur skapar ni förutsättningar för chefer och ledare i det nya normala?

Formalisera. Skriv ner och formulera i policy, riktlinjer, rutiner så att du skapar tydlighet i vad som gäller och varför.

När man tittar på forskning kring konstruktivt förändringsarbete så ser man att sådan förändring görs i tre steg: förståelse, vilja, förändringsbeteende. I den ordningen.

Förståelse. Lägg tid och energi på att skapa förståelse i organisationen; vad är syfte och mål med ”det nya normala”? Alla kommer inte att tycka om förändringen men att med förnuftet begripa den är ändå viktigt.

Motivation. Vilja till förändring. Viss förändring tvingas på oss, pandemin och dess restriktioner är ett konkret exempel på detta. Vi människor tycker generellt sett inte om det. För att vi ska vilja följa med på förändring så behöver vi känna motivation och engagemang i tillvägagångssätt och mål. Är förändringen värd ansträngningen? För vissa som arbetat hemma i nästan 1,5 år och levt ett helt annorlunda liv än tidigare kan det liknas vid en kris att nu återgå till arbetet igen. Vi behöver ta hänsyn till det. Det handlar om meningsfullhet, för var och en av oss.

Beteende. Planera, genomför och följ upp. Vilket beteende tar oss dit vi vill? Vilka handlingar är det var och en behöver utföra? Vad är ”ett gott utfört arbete” i det nya normala? Upplever var och en att man har de resurser (egna eller tillgång till andras) som krävs för att hantera detta nya? Så att man kan agera och prestera.

Spontana innovationer. Om du lyssnar på medarbetare och andra under processens gång så kommer människor att dela med sig av tankar, känslor och idéer. I det kan du finna oväntade positiva konsekvenser, spontana innovationer. Plocka med dig dem på vägen.

Kontinuerlig förändring. Världen rör på sig. Det är inte bara okej utan nödvändigt att själv röra sig. Att inte sätta ett fast slut utan kontinuerligt följa upp, utvärdera och lära för att sedan anpassa och justera utifrån det. Var tydligt med det i din kommunikation, att arbetssätt och rutiner i det nya normala kommer att testas och utvärderas och kan förändras över tid.

Vi avslutar med en artikel från arbetsgivarorganisationen Almega på temat ”hur ser då framtidens kontor ut” för reflektion även kring det:

https://www.almega.se/2021/06/flexibilitet-nyckeln-till-framtidens-arbetsplats/

Solberga Station järnvägskonsulter

2021-07-13T17:03:58+02:002021-07-14|Arbetsmiljö, Digitalisering, Distans, Jobbahemma, Ledarskap|

Arbetsanpassning – vad, vem och hur?

Arbetsanpassning – vad, vem och hur?

Idag (1 juni 2021) börjar den nya förskriften ”Arbetsanpassning (AFS 2020:5)” att gälla. Den ersätter föreskriften ”Arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 1994:1)” som utgår.
Vad är då ”arbetsanpassning”? Citat ur lagtexten:

”Individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att en arbetstagare, med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete, kan fortsätta arbeta, eller återgå i arbetet. Den används som en förebyggande åtgärd för att undvika ohälsa och sjukfrånvaro, samt vid återgång i arbete efter sjukfrånvaro. Arbetsanpassning kan vara tidsbegränsad eller varaktig.”

Skillnaderna i vad man som arbetsgivare ska göra är inte så stora gentemot tidigare regler, utan lagstiftarna har förenklat skrivningarna. Samtidigt är de också tydligare i alla arbetsgivares skyldighet att ha koll på alla sina arbetstagares förmåga att utföra sitt arbete.

Arbetsgivaren ska fortlöpande ta reda på om någon av arbetstagarna behöver arbetsanpassning. Det ska vara en del i att planera, leda och följa upp verksamheten. Lämpligen genom att ha en fortlöpande dialog med alla arbetstagare man ansvarar för.

Arbetsgivaren är skyldig att arbetsanpassa arbetet för de arbetstagare som har en nedsatt arbetsförmåga, oavsett orsak till nedsättningen och oavsett var eller hur nedsättningen uppkommit.

När behov av arbetsanpassning har konstaterats ska arbetsgivaren

  • så snart det är möjligt utreda och ta ställning till hur arbetsanpassningen ska utformas,
  • därefter så snart det är möjligt genomföra arbetsanpassningen,
  • fortlöpande följa upp och kontrollera om arbetsanpassningen fungerar, och
  • vid behov justera arbetsanpassningen.

Vad är då arbetsanpassning? Det kan vara att bistå medarbetaren i att prioritera eller tydliggöra sin roll och sitt uppdrag, att anpassa arbetstider eller arbetsuppgifter, att förändra i arbetsfördelningen eller att ordna särskild arbetsutrustning.

Det handlar dels om ett skadeförebyggande arbete vilket också sitter ihop med Arbetsmiljölagens (AML) regler kring att arbetsgivare ska anpassa arbetet till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt hänseende och om att ta hänsyn till arbetstagarens särskilda förutsättningar för arbetet.

Det handlar också om ett rehabiliterande arbete, dvs. om att hitta åtgärder för att en arbetstagare ska kunna återgå i arbete, helt eller delvis, efter en sjukdom eller en skada.
I föreskriften fördjupar man sig numera inte i rehabilitering utan hänvisar till de bestämmelser om arbetsgivares ansvar vid arbetstagares rehabilitering som finns i Socialförsäkringsbalkens 30 kapitel. (Samma lagstiftning som också styr Försäkringskassans arbete.) Rehabiliteringsansvaret hos arbetsgivarna ligger med andra ord kvar.

Tidigare fanns en skrivning om alkohol och droger i föreskriften, det gör det inte nu. Citat information från Arbetsmiljöverket:

”I samband med behandling av missbruk och relaterade medicinska problem, ska arbetsanpassning ske, som med alla typer av hälsoproblem som påverkar arbetets utförande. Därför lyfter vi inte alkohol- och drogmissbruk särskilt, i de nya föreskrifterna om arbetsanpassning.”

Det spelar alltså ingen roll vilken sjukdom eller vilken skada en medarbetare har, allt omfattas av den nya föreskriften Arbetsanpassning.

Föreskriften finner du här: Arbetsanpassning AFS 2020:5

Om du vill ha stöd i ditt arbete kring arbetsanpassning så känn dig alltid välkommen att höra av dig till oss.

Solberga Station järnvägskonsulter

2021-06-01T10:49:17+02:002021-06-01|Arbetsmiljö, Lagstiftning, Ledarskap, Säkerhet|

Väsentlig förändring

Vad är en ”väsentlig förändring”?

I järnvägsreglerna kring riskhantering finns sk. ”väsentlig förändring”: om en föreslagen ändring får konsekvenser för säkerheten ska ex. järnvägsföretaget, infrastrukturförvaltaren eller underhållsansvarig med hjälp av expertbedömning fastställa betydelsen av ändringen utifrån dessa kriterier:

  • Konsekvens av bristande funktion: ett trovärdigt ”värsta fall”- scenario om det system som bedöms inte skulle fungera, med beaktande av säkerhetsbarriärer utanför systemet
  • Innovation som används för att genomföra ändringen: det vara en innovation för hela järnvägssektorn eller en nyhet just för den organisation som genomför ändringen
  • Ändringens komplexitet
  • Övervakning: Det är inte möjligt att övervaka den genomförda ändringen under systemets hela livscykel och göra lämpliga ingripanden
  • Reverserbarhet: Det saknas möjligheter att återgå till det system som rådde före ändringen
  • Additionalitet: Bedömning av ändringens betydelse med beaktande av alla nyligen vidtagna säkerhetsrelaterade ändringar av det system som står under bedömning, vilka inte har bedömts som väsentliga

Vissa punkter ovan väger tyngre än andra. Väger vågen tungt nog så fastslås ”väsentlig förändring” som måste hanteras av extern expert för bedömning och godkännande innan förändring.

Alla förändringar är inte möjliga för en arbetsgivare inom järnvägen att bestämma om helt på egen hand. Visste du om det?

Solberga Station järnvägskonsulter

Till toppen