Har du sett eller hört att Arbetsmiljöverket har fattat beslut om en ny föreskrift som heter ”AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö”? Jag tänkte bistå dig som chef i att se vad lagen nu kräver av dig, genom att beskriva vad de nya reglerna innebär. Syftet med föreskriften är att ”främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön.” Beslutet är fattat, informationen finns ute och föreskriften träder i kraft den 31 mars 2016. Så nu är det dags att sätta sig in i nyheterna och dra slutsatser kring vad du som chef behöver förändra och förbättra innan dess.
För det första skulle jag säga att det egentligen inte är så stora förändringar sedan tidigare, det är inte några nya regler utan att det handlar mer om att samla och skärpa lagstiftningen. Nu finns det en del ska-lydelser och det är något annat än bör eller kan. Om reglerna inte följs kan krav ställas till arbetsgivaren och vitesföreläggande utdömas av Arbetsmiljöverket. Det finns förstås en anledning till det; man har observerat att det inte räckt med bör och kan och trycker nu på. Vi har sedan ganska många år tillbaka fler sjukskrivna av psykosociala skäl än av fysiska i Sverige och siffrorna ökar från år till år. Det är inte bara smärtsamt för individen och kostsamt för arbetsgivare utan det är illavarslande för samhället. Vi måste bryta trenden. Folk behöver helt sonika må bättre och behålla hälsan och arbetet är en stor del i de flesta människors liv.
Vad är organisatorisk arbetsmiljö?
Organisatorisk arbetsmiljö är villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning och styrning, kommunikation, delaktighet och handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter samt krav, resurser och ansvar. Det handlar om hur vi som arbetsgivare och chefer dels leder arbetet och dels bygger strukturer som gynnar rätt beteenden och processer.
Vad är social arbetsmiljö?
Social arbetsmiljö är villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor. Den sociala kontexten vi befinner oss i på arbetet. Även den påverkas av hur vi leder arbetet och hur vi bygger strukturer.
Vilka krav ställs på arbetsgivaren?
Du som arbetsgivare ska se till att alla chefer och andra i arbetsledande funktioner har de kunskaper som krävs för att både förebygga och hantera såväl ohälsosam arbetsbelastning som kränkande särbehandling. Det ska också finnas förutsättningar för att tillämpa och omsätta de kunskaper man har praktiskt strategiskt och i vardagen. Då handlar det om att chefer och arbetsledare ska ha tillräckliga resurser och befogenheter samt själva ha en arbetsbelastning som inte är högre än att arbetsmiljökraven hinns och orkas med. Precis som anställda ska ha stöd av sin chef eller arbetsledare så ska chefen och arbetsledare ha stöd i sin tur av sin chef.
Krav på mål i arbetsmiljöarbetet?
Du som arbetsgivare ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och dessa mål ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Mål som är relevanta ska sättas, alltså. Mål som medarbetarna har haft möjlighet att medverka i framtagandet av. Så ska man ha en tydlig strategi för hur man ska uppnå dessa mål. Det kan t.ex. vara olika insatser kring kommunikation, ledarskap, samarbete och inflytande. Att bara sätta mål räcker inte, man ska kunna visa hur man planerar för att nå dem också.
Är man fler än tio ska målen och strategin skrivas ner. Personligen anser jag att alla mål som man är fler än två om ska skrivas ner, för vi tolkar och minns väldigt olika, vi människor. Mål som är skriftliga är det dessutom större chans att vi kommer ihåg att följa upp och utvärdera.
Arbeta förebyggande! Så skulle man kunna sammanfatta den nya föreskriften i en uppmaning.
I den nya föreskriften är det i huvudsak tre områdens om behandlas: arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling.
Nyheter gällande arbetsbelastning?
Varje medarbetare ska veta:
- vilka arbetsuppgifter de ska utföra
- vilket resultat de ska uppnå med det arbetet
- om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på, i så fall hur
- vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tiden inte räcker till
- vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet
- vilka befogenheter de har kopplat till punkterna ovan
När jag är ute som konsult, i så väl privata näringslivet som i offentlig sektor, så är det väldigt vanligt att stress uppstår pga. otydlighet i roller, uppdrag och befogenheter – både på medarbetarnivå och bland cheferna. Det är tydligt att det finns ett jobb att göra här, så den här paragrafen (§10 i föreskriften) förvånar föga. Vi jobbar med alltmer flytande gränser mellan olika roller och grupper och det kan vara bra men också stressande att inte veta vem som egentligen har ansvar, som ”tar bollen”. Tydlighet handlar om att ha dialog med varandra och anpassa kommunikationen så att det blir tydligt för alla inblandade vad som gäller. Det är inte alltid enkelt, och ibland är gränser flytande, och då är en pågående dialog viktig, att man pratar om saker och ting med jämna mellanrum, så att både gränser och risker tydliggörs och hanteras rätt.
Krav och resurser ska matcha, arbetsuppgifter och befogenheter, det är egentligen vad det handlar om. När de inte gör det ska arbetsgivaren prioritera om, minska arbetsmängd, ge möjlighet till återhämtning, öka bemanning, ändra arbetssätt eller på annat sätt förbättra situationen.
Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna.
Vad är då starkt psykiskt påfrestande? Det kan exempelvis vara att fatta svåra beslut under press, att lösa konflikter, att utsättas för trauman och att bemöta människor (medborgare, kunder, andra) i svåra situationer. Exempel på åtgärder du kan initiera kan vara tydliga rutiner för hur situationer ska hanteras, stöd kollegor emellan, stöd av handledare eller expert på området eller utbildningsinsatser.
Tips på enkel modell om stress
När jag föreläser eller undervisar i arbetsmiljö och ledarskap och vi kommer in på ämnet stress brukar jag använda mig av en enkel modell som jag själv har satt ihop, se bild nedan. Den kan vara bra att ha som underlag för dialog, t.ex. mellan chef och medarbetare. Hur har vi det på jobbet egentligen?
Stress är en naturlig reaktion på fysiska, mentala och känslomässiga påfrestningar av olika slag. Vi blir alla stressade i olika situationer och av olika anledningar. Hur stressade vi blir har med förhållandet mellan de tre faktorerna på bilden att göra:
- De krav som ställs på mig – både mina egna krav på mig själv och de krav omgivningen ställer på mig.
- Det stöd jag får/har – både av kollegor och av chef.
- Den kontroll jag upplever att jag har över min situation – på jobbet och i livet.
Om man upplever att kraven man har på sig är rimliga, man har koll på läget och det finns stöd om och när man behöver det så klarar många människor ganska mycket press, läget är grönt. Om man däremot upplever att kraven är för höga (egna eller andras), man har ingen koll på vad man ska göra eller vara (ex. det är för mycket eller för otydligt) och det finns ingen som backar upp om man behöver hjälp (ingen annan kan jobbet, ingen vet vad man gör, chefen är osynlig…) då blir människor stressade, läget är rött. Nivån ser olika ut för olika personer.
Vilken upplevelse har jag av min situation? Vi har ofta olika upplevelser som chef och medarbetare och här kan man få något som kan bli konkret att resonera kring. Prova gärna, om du vill.
Nyheter gällande arbetstid?
Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna.
Exempel på sådant som kan medföra risk för ohälsa är skiftarbete, nattarbete, delade arbetspass, mycket övertidsarbete, långa arbetspass, för lite tid för återhämtning samt väldigt fria möjligheter att arbeta på olika tider och platser med förväntningar på att ständigt vara nåbar.
De första punkterna har man talat mycket om genom åren. Den sista punkten blir alltmer aktuell. Allt fler får möjlighet att själv förlägga sin arbetstid och välja var man vill arbete, i synnerhet inom tjänstesektorn. Den där friheten kan också vara stressande om man inte samtidigt resonerar kring vad som då egentligen är arbetstid. Måste mobilen alltid vara påslagen? Inom hur lång tid måste man svara på mobilsvarsmeddelanden, sms eller mejl? När på dygnet kan man ringa medarbetare, kollegor, chef och anse att det är arbetstid? Om man får arbeta när, var och hur man vill, när har man då semester? Att du som chef för klargörande dialog kring den här typen av frågor blir allt viktigare, och att formulera en policy kring telefon och mejl är en bra idé.
Nyheter gällande kränkande särbehandling?
Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling.
Formulera en skriftlig policy som samtliga chefer och arbetsledare informerar samtliga anställda om, inkl. inhyrd personal, konsulter, praktikanter och alla andra som rör sig på arbetsplatsen. Det är grundläggande, det måste du göra. Vill du hantera det här området bra så drar du igång ett arbete där såväl ledning som medarbetare resonerar kring bemötande och uppträdande så att ni förebyggande kommer överens om hur ni ska bete er gentemot varandra och på arbetsplatsen.
Härom veckan föreläste jag om hållbar affärsutveckling. En del av passet handlade om hur de enda redskap vi som chefer har är ledarskap och strukturer och med dessa ska vi odla beteenden som leder organisationen i mål. En av cheferna på plats lyfte frågan om behov av ”code of conduct” på arbetsplatsen. Det är en bra idé att faktiskt resonera kring sådana frågor och formulera sig så att alla vet vad som gäller kring hur vi behandlar varandra på jobbet.
Kränkande särbehandling definieras som ”handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap”. De uppstår ofta när arbetsbelastningen är för hög, arbetsfördelningen ojämn, när det finns konflikter på arbetsplatsen och liknande. Så förebygg det. Så kan kränkande särbehandling uppstå även av andra skäl som är svårare att förebygga.
Hur som haver så ska det hanteras. Reglerna säger att ”arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras”. I dessa rutiner ska det framgå vem som ska ta emot information om kränkande särbehandling, vad som ska hända med informationen och hur och var den som är utsatt kan få hjälp. Även rutinerna ska vara kända av samtliga på arbetsplatsen, så foga dem gärna till policyn när information går ut.
Sätt ihop med det du redan gör
Observera att alla tidigare regler också gäller, som t.ex. föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete. Insatserna som föreskrivs i den här nya föreskriften ska in i helheten och vara en del av det vardagliga arbetet.
Här finns mer information
Arbetsmiljöverkets nya föreskrift ”Organisatorisk och social arbetsmiljö” finner du här: Länk till Arbetsmiljöverkets föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö
Jag har tidigare skrivit ett blogginlägg om psykosocial arbetsmiljö och det är lika relevant fortfarande så vill du veta mer så läs gärna även den texten: Länk till blogginlägg om psykosocial arbetsmiljö
Hur arbetar jag med dessa frågor – vad erbjuder Atheragram Structura?
Atheragram Structura, dvs. jag, arbetar med ledarskaps- och organisationsutveckling som syftar till att stärka chefer och genom dem hela organisationen. Huvudsakligen genom att hjälpa chefer i att hitta strategier på olika områden och omsätta dem i praktiken i verksamheten. När det gäller arbetsmiljö kan det handla om utbildning av befintliga och nya chefer, coaching kring olika arbetsmiljörelaterade frågor samt seminarier i organisationen både på temat arbetsmiljö och på ämnen som påverkar arbetsmiljön såsom kommunikation, företagskultur, personlig mognad, prestationer och effektivitet.
