Ledningssystem – vad och varför?

Då och då får vi frågor kring detta med ledningssystem. Vad är det egentligen och ”måste man ha det”? I synnerhet mindre företag har funderingar kring detta.

Ett ledningssystem är en beskrivning av hur en organisation organiserar och styr sin verksamhet så att rätt sak görs på rätt sätt och vid rätt tillfälle. I ledningssystemet ska organisationens policy, mål, processer, flöden och rutiner samt ansvar och befogenheter finnas med. Alltså: vem gör vad, när, hur och av vilken anledning?

Ledningssystemet ska fungera som ledningens stöd och verktyg för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra organisationens arbete samt säkra att verksamheten drivs på ett lagenligt sätt. Ledningssystemet ska vidare fungera som ett stöd för såväl ledning som anställda i det dagliga arbetet.

Syftet är att bidra till att verksamheten bedrivs på ett lagenligt sätt och når uppsatta mål. Målet med själva ledningssystemet är att det ska underlätta ett systematiskt, långsiktigt, hållbart och målmedvetet arbetssätt. Det handlar om att ha ordning och reda och principer att hålla sig i, så att alla i organisationen vet vart man ska och hur man ska ta sig dit.

Det finns flera olika områden som behöver ett ledningssystem, exempelvis systematiskt arbetsmiljöarbete, kvalitets- och utvecklingsarbete, kompetensförsörjning, hållbarhet och data-/informationssäkerhet. När det gäller dessa områden så finns en mängd lagkrav som i sin tur ställer krav på att det finns ledningssystem. Det är inte så stora skillnader mellan hur man systematiserar olika områden så att samordna dem i ett ledningssystem, ett integrerat verksamhetssystem, är av godo. Det gör det enklare att styra och följa upp verksamheten på ett effektivt sätt och det minskar risken för dubbelarbete och motstridiga mål.

Exempel på olika delar i ett ledningssystem:

I järnvägsbranschen talar vi om SMS, Safety Management System, som på svenska heter säkerhetsstyrningssystem. Det utgör grunden i att få trafiktillstånd från Transportstyrelsen och är grundläggande i varje järnvägsföretag. Det har vi skrivit ett särskilt blogginlägg om, se här: https://www.solbergastation.se/sakerhetsstyrningssystem/

I ledningssystemet för verksamheten ska kvalitetsledning finnas med som tydliggör utvecklingsarbetet i verksamheten. Ett kvalitetsledningssystem har som syfte är att säkerställa och öka verksamhetens nytta för kunder och andra intressenter. Ett systematiskt kvalitetsarbete ska synliggöra förbättringsarbetet i verksamheten; vem eller vilka som gör vad, när, hur och i vilket syfte. Där ska framgå roller, befogenheter och rutiner kring ledning, styrning och utveckling kopplat till områden såsom inköp, kompetensförsörjning, arbetsmiljö, hållbarhet och data- och informationssäkerhet. Tydliga regler, ansvar, rutiner och strukturer för planering, dokumentering, utvärdering och utveckling fortlöpande. Fyra frågor är viktiga att ställa sig i kvalitetsarbetet: 1) Vart är vi? 2) Vart ska vi? 3) Hur tar vi oss dit? 4) Hur blev det när vi kom dit vi tänkt?

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM, AFS 2001:1) är ett ledningssystem, vilket framgår av föreskriftens inledande paragrafer. Syftet med SAM är att säkra arbetsmiljöarbetet. I det ingår att integrera de lagar och föreskrifter som verksamheten i övrigt omfattas av på arbetsmiljöområdet.

Syftet med ett miljöledningssystem är att minska verksamhetens miljöpåverkan. Miljöbalken 1998:808 utgör grunden för kravbilden.

Att som företag förhålla sig till Agenda 2030 och hållbarhetsarbete är något som också kräver systematik, så att de ekologiskt, ekonomiskt och sociala aspekterna vävs in i alla övriga områden och företaget ärligt kan visa både på sin positiva och sin negativa inverkan på dessa områden och hur man arbetar med detta.

Ledningssystem kring inköp handlar om att säkra att alla medarbetare i organisationen agerar på ett sätt som gör att långsiktiga mål uppnås genom kostnadseffektivitet och en god ekonomi. Ekonomihantering kan man då också formulera i sitt ledningssystem hur den ska se ut.

Ett ledningssystem för data- och informationssäkerhet säkrar att man lever upp de krav som ställs i Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation, EU 2016/679) samt att man skyddar sin egen materiella och immateriella egendom från intrång. Detta sitter till viss del ihop med hur man skapar sina IT-lösningar.

Det hör till viss del samman med den kommunikationsstrategi företaget väljer att ha, internt och externt, för hur kommunikation och PR ska hanteras. Den sitter ihop med såväl värdegrunden som varumärkesarbetet.

Systematik kring kompetensförsörjning handlar om företagets möjligheter att klara arbetet idag men också om att förbereda sig för kommande arbetsuppgifter och arbetssituationer. Här brukar man prata om ARUBA – attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla personal, alltså hela området som berör medarbetarna i organisationen.

Så finns en del andra lagkrav som företaget ska leva upp till, exempelvis elsäkerhet, brandskydd, trafikpolicy och policy och plan för aktiva åtgärder för att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter.

Slutligen är det av godo att i sitt ledningssystem formulera hur facklig samverkan ska gå till, vare sig man har anslutit sig till ett kollektivavtal eller inte.

Så finns det många olika sätt att ta fram sitt ledningssystem på. Om du vill ha bollplank kring detta så är du alltid välkommen att höra av dig.

Solberga Station järnvägskonsulter

Bild från Pixabay/Peggy_Marco

Ansvarar du för järnvägsspår i en kommun eller runt en industri?

När man pratar om ”infrastrukturförvaltning” så tänker man kanske ofta på Trafikverket och stora stambanor runt om i Sverige, men även andra järnvägsspår och mindre stickspår i en kommun eller till och från en industri omfattas av det som kallas infrastrukturförvaltning.

Kanske har du en viss verksamhet med transport av produkter till en industri på ett sidospår som är 100 meter långt? Kanske har du viss verksamhet på kommunalt spår? Kanske finns en kombiterminal i din kommun? Kanske har du några spår i en hamn? Eller bedriver du kanske museiverksamhet?

Oavsett vilket så måste du ha tillstånd för att bedriva verksamhet på järnvägsspår.

Ett tillstånd får man efter en ansökan till och prövning av Transportstyrelsen. Om man inte är så van att läsa lagtexter, i synnerhet inte EU-lagstiftning på järnvägsområdet, så kan det vara knepigt att tolka det man läser och omsätta det i hur det rent praktiskt ska hanteras i vardagen. (Det kan man behöva hjälp med även om man är en stor järnvägsaktör.)

Vi stöttar dig gärna. Både i din process kring ansökan så att du säkrar att du kan, vet och gör det du ska samt i hur du ska hantera din järnvägsvardag framåt.

Solberga Station järnvägskonsulter

Bild från Pixabay/Torfi007

Kvalitetsrevision

Idag ställer vi en fråga till vår konsult Michael Carlsson:

– Jag hörde att du var ute på ”kvalitetsrevision” på ett företag. Vad gör ni vid en sådan insats?

Michael svarar:

– Det kan t ex innebära att hjälpa ett företag med att ge en ”utomstående bild” av hur deras interna förvaltning lyckas med att uppnå sina resultat i förhållande till egna krav eller myndigheters krav. Man blir lätt hemmablind, och man har inte alltid dokumenterat alla sina förfaranden, man har dem ”i huvudet” men man har inte beskrivit vad det är man egentligen gör. Kravet på en organisation är att den ska beskriva sina rutiner och dokumentera dem, så att de kan mäta av att den faktiskt också tillämpar och följer dessa rutiner. Om det finns luckor i dokumentationen eller efterlevnaden av sådana rutiner så lever man inte upp till kraven som ställs på en tillståndspliktig verksamhet som järnvägen är. Att ha sådana fel är inget konstigt i sig, det som betyder något är att hitta dem och korrigera dem. Det är där vi kan hjälpa till, genom att ”utmana systemet” som utomstående part, läsa rutinerna, följa upp tillämpningen och utfallet av dem, och lyfta fram de avvikelser vi då kan upptäcka så att det leder till korrigeringar. Det kan innebära allt ifrån att tillbringa en tid tillsammans med någon som har operativa arbetsuppgifter i säkerhetstjänst och se om alla rutiner i arbetet följs, till att ha ett möte med företagets VD och ledningsgrupp och gå igenom hur ansvarsfördelningen fungerar enligt företagets rutiner jämfört med verkligheten, eller göra en bedömning av en leverantör till vår kund, om hur de lever upp till de beställarkrav vår kund kan ha.

Solberga Station järnvägskonsulter

Fara, risk och säkerhet

Vi arbetar i en säkerhetsorienterad bransch, vi i järnvägsbranschen, ”säkerhet först”.

I EU-förordningen 402/2013 finns den gemensamma säkerhetsmetoden för riskvärdering och riskbedömning, CSM-RA (Common safety Method for Risk Assessment), som gäller i järnvägsbranschen. Till den EU-förordning med ändring 2015/1136.

I förordningen finns definitioner av begrepp. Här är tre som vi använder frekvent – tolkar vi dem likadant?

En ”fara” = ”en situation som kan leda till en olycka”.

En ”risk” = ”frekvensen av olyckor och tillbud som vållar skada (orsakad av en riskkälla) och graden av allvar hos denna skada”.

”Säkerhet” = ”frånvaron av oacceptabel risk för skada”.

Så ska vi komma ihåg att utöver detta så tillkommer arbetsmiljölagstiftningens riskbedömning i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift ”Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:01)”.

På bilden ser du modellen för riskprocessen i järnvägsreglementet. Om du vill läsa mer om olika definitioner eller processen så finner du den gemensamma säkerhetsmetoden för riskvärdering och riskbedömning här.

Solberga Station järnvägskonsulter

Järnvägens iterativa process

I EU-förordning 402/2013 finns krav på hur järnvägsföretag ska arbeta enligt ”gemensam säkerhetsmetod för riskvärdering och riskbedömning”.
Tekniskt, driftsmässigt och organisatoriskt inkl. mänskliga faktorer.

Riskhanteringsprocessen ska vara ”en iterativ process”, säger reglementet. Iterativ = upprepad, dvs. en process inom vilken man upprepar olika operationer, utvärderar, omarbetar till förbättrade versioner (iterationer) tills önskat resultat uppnåtts och allt fungerar som man vill.

Upprepning leder inte nödvändigtvis till utveckling, det handlar om att mellan upprepningarna utvärdera, förändra, förbättra.
Kärnan är lärande. För att få ett nytt, bättre, resultat behöver vi göra på nytt förbättrat sätt.

Kanske ska vi lägga till ett agilt tankesätt? En agil process har fokus på att människor skapar processen, på lättrörliga metoder, på fortlöpande anpassning utifrån feedback och utvärdering, på insatser som bygger på varandra och på ständigt lärande från de senaste. Använda hela sin kompetens och ansvarstagande hos var och en i det dagliga värvet.

Levande och lärande processer – i ledarskap, struktur, kultur… – är centrala om vi ska tänka på ett långsiktigt hållbart sätt och behöver vara en del av vårt dagliga sätt att verka.

Hur tränar vi oss i att tänka och agera så?

 

Gemensam säkerhetsmetod

Inom järnvägen talar vi om CSM, Common Safety Method. Ibland om CSM-RA, Common Safety Method – Risk Assessment.

CSM är en EU-gemensam säkerhetsmetod som ska tillämpas av alla järnvägsföretag för övervakning av företagets eget säkerhetsstyrningssystem. Varje järnvägsföretag, infrastrukturförvaltare och enhet som ansvarar för underhåll är ansvarig för att utföra övervakningsprocessen och ska säkerställa att åtgärder för riskhantering som vidtagits av deras entreprenörer också övervakas enligt denna förordning.

Det är europeiska gemensamma krav och arbetssätt för att skapa en god riskhantering på järnvägen. Övervakningen ska göra det möjligt att effektivt hantera säkerheten i järnvägssystemet under drift och vid underhållsverksamhet. Det ska också göra det möjligt att förbättra styrningssystemet när så är behovs.

Kraven kring CSM finner du i EU-förordningen EU/1078/2012, läs mer här.

Säkerhetsstyrningssystem?

Ett järnvägsföretags samlade rutiner för hur företagets trafikverksamhet ska bedrivas, det är företagets säkerhetsstyrningssystem. Regler för detta finns i förordningen EU/1158/2010 som fr.o.m. 16 juni 2020 successivt ersätts av EU/2018/762.

Säkerhetsstyrningssystemet förkortas SMS (Security Management System). SMS ska innefatta säkerhetspolicy, säkerhetsmål och handlingsplaner. Det ska också finnas beskrivna indikatorer för att mäta utfall samt alla företagets rutiner. Rutiner som berör och påverkar personal (hälsa, kompetens, turlista), fordon (underhåll, användning), trafik (regler som TTJ , egna eller andras tillkommande instruktioner) samt organisation såsom ledningens rutiner och övervakning av verksamheten.

EU-förordningar, lagar, Transportstyrelsens föreskrifter, andra kravställande omständigheter ger oss krav att förhålla oss till men arbetet med att sätta ihop dessa krav med egna önskemål kring verksamheten till en fungerande styrning är företagets egen uppgift. Detta är SMS som ska syfta till att företaget bedriver en ur järnvägshänseende säker verksamhet.

Då företaget även ska förhålla sig till arbetsmiljölagstiftningen är det av godo att foga samman SMS med det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).

Vill du ha stöd i ditt arbete med detta? Hör av dig så bistår vi dig.

Till toppen